по статистическому учету показателей обслуживания

пользователей библиотек

Общие положения

Основой библиотечной статистики является точный учет всех основных показателей работы библиотеки. Регистрация показателей по обслуживанию пользователей в библиотеках должна вестись ежедневно.

· Регламентирующими документами, принятыми в различных библиотеках Кемеровской области.

Основные формы библиотечной статистики

1. Первичные учетные документы для ежедневного заполнения:

· Формуляр читателя (электронный формуляр читателя) – предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведений печати и других документов и анализа чтения;

· Электронная БД пользователей библиотеки;

· Картотека регистрации абонентов МБА (электронная база данных) предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них;

· Картотека регистрации абонентов информации (электронная база данных) предназначена для учета абонентов и анализа сведений о них;

· Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем*;

· Книжный формуляр предназначен для учета и контроля за выданным и возвращенным пользователем (читателем, абонентом) документом и анализа его использования;

· Контрольный листок предназначен для учета посещений пользователя подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными документами*;

· Разовый контрольный листок предназначен для учета посещений разовыми пользователями подразделения библиотеки;

· Листок читательского требования предназначен для поиска и выдачи произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов*;

· Лист ежедневной статистики предназначен для ежедневного учета показателей количества посещений, обращений и выдачи документов пользователям по отраслям знаний*;

· Лист «Учет количества запросов» или «Журнал справок и консультаций» предназначен для учета запросов всего: справок и консультаций;

· «Журнал отказов» или «Картотека отказов» предназначен для учета отказов по запросам и анализа отказов;

· Паспорт мероприятия предназначен для учета и анализа мероприятия, проводимого библиотекой;

· Счетчики посещений www -сайта библиотеки*.

2. Вторичные документы:

· Дневник работы библиотеки;

· Статистическая форма;

· Отчеты о работе библиотек за период времени.

3. Факультативные документы (обозначены*) имеют рекомендательный характер для учета работы библиотеки.

Учет пользователей библиотек

Пользователь библиотеки: Физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки (читатель, посетитель мероприятий, абонент). Единицей учета читателей является читатель. Учет общего числа читателей производится по числу читателей, обслуженных всеми структурными подразделениями библиотеки и зарегистрированных в единой регистрационной картотеке или единой БД читателей. При наличии в библиотеке единственного структурного подразделения учет общего числа читателей может проводиться на основе картотеки формуляров читателей или БД читателей. Учет разовых пользователей производится по разовым контрольным листкам или в листах ежедневной статистики согласно с принятой в библиотеке методикой. Учет читателей ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по основным и приоритетным показателям.

См.: приложения № 1 и № 2

6.Единицей учета абонентов межбиблиотечного абонемента (далее МБА) является один абонент.

7.Учет общего числа абонентов проводится по числу библиотек, зарегистрированных в картотеке или БД регистрации абонентов МБА.

8.Единицей учета абонентов информации является индивидуальный (лицо) или коллективный (организация) абонент, зарегистрированный в картотеке или БД регистрации.

9.Учет общего числа абонентов информации проводится по числу абонентов, зарегистрированных в картотеке или БД системы ИРИ.

10. Единицей учета пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети , является код пользователя (лица или организации), зафиксированный на сервере библиотеки.

11. Учет общего числа пользователей, обращающихся в библиотеку через электронные информационные сети, осуществляется по количеству неодинаковых кодов лиц и организаций, зарегистрированных на сервере библиотеки.

12. Единицей учета посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

См. приложение № 3

13. Учет общего числа посетителей мероприятий осуществляется суммированием количества присутствующих на мероприятиях лиц, зарегистрированных в принятых документах каждым структурным подразделением библиотеки.

Учет мероприятий

1. Единицей учета мероприятий является одно мероприятие: выставка, устный обзор, день информации, экскурсия и т. п., зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.

См. приложения № 4 и № 5

2. Учет общего числа мероприятий проводится суммированием мероприятий, зарегистрированных каждым подразделением библиотеки.

3. Мероприятие, в организации и проведении которого принимали участие несколько структурных подразделений, учитывается один раз.

4. Мероприятие, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие, но составляющие этого мероприятия называются в принятой документации.

Учет посещений, обращений

1. Единицей учета посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Примечание: в число посещений не включаются участники массовых мероприятий, семинаров, конференций и т. д., проводимых на базе библиотеки другими организациями.

2. Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.

3. Учет общего числа посещений (обращений) проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

4. Учет ведется в первой части дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости» по двум графам: посещения и обращения. Обращения входят в общее число посещений.

1. Единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу.

2. Единицей учета выдачи периодических изданий является экземпляр или подшивка, полученная пользователем по его запросу.

3. Учет выдачи журналов, газет, нот, карт, патентов, стандартов и т. д. объединенных или хранящихся в папках, коробках, подшивках, комплектах и др., проводится по числу тех экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя.

4. Учет выдачи документов проводится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листе читательского требования и другой документации, принятой в библиотеке, а также в электронной БД.

5. При выдаче документов из одного структурного подразделения библиотеки в другое учет выдачи производится лишь тем структурным подразделением, которое непосредственно осуществляет выдачу документов пользователю (читателю, абоненту).

6. Учет общего числа выданных документов проводится суммированием числа экземпляров, учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

7. Единицей учета выдачи копии документа является копия библиотечного документа (глава книги, абзац, статья, файл, аудиозапись с каждого носителя, запись на диск, распечатка документа с электронного носителя), независимо от количества скопированных страниц.

8. Учету не подлежат копии с документов, не относящихся к библиотечному фонду.

9. Выдача платных копий библиотечных документов осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов.

10. Учет выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.

См. приложения № 6, № 7, №8

Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание

1. Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (СИО) является запрос.

2. Учет выполненных запросов на СИО проводится по числу

· Тематических справок;

· Уточняющих справок;

· Фактографических справок;

· Адресных справок;

· Методических консультаций.

См. приложение № 9

3. Учет общего числа запросов на СИО проводится суммирование запросов, зарегистрированных в документации (или БД), принятой в библиотеке.

4. Учет запросов ведется в «Журнале/тетради справок и консультаций» и листе «Учета количества запросов», а также в дневнике работы библиотеки.

Учет отказов

1. Единицей учета отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в листке читательского требования (или БД), другой документации (журнал/тетрадь отказов), принятой в библиотеке.

2. Учет общего числа отказов проводится суммированием невыполненных запросов пользователей, зарегистрированных в каждом структурном подразделении библиотеки.

Порядок учета

1. Учет основных показателей обслуживания осуществляется в структурных подразделениях библиотеки.

2. Ежедневная статистика ведется на листах учета или в тетрадях учета. В дневник работы библиотеки заносится общая сумма по основным показателям учета.

3. Вышеизложенные показатели включаются в годовой отчет и статистическую форму № 6 - НК.

Ответственность

Ответственность за постановку учета возлагается на заведующих структурными подразделениями библиотеки.

Контроль осуществляет администрация библиотеки.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение

Заполнение первой части дневника

При учете пользователей в Дневнике, необходимо придерживаться следующих правил:

1. В графе «Всего записалось читателей» учитывается количество читателей, записавшихся (или перерегистрированных) в данный день, в данном отделе или кафедре обслуживания. Из общего числа читателей выделяют – юношество – 15-24 года (отдельная графа в Дневнике) и дети до 14 лет (отдельная графа в Дневнике).

2. Сведения о вновь записавшихся (или перерегистрированных) читателях заносятся на основании читательских формуляров.

Примечание:

В графе «учащиеся» учитываются только те читатели, основным занятием которых является учеба;

Читатели пенсионеры относятся к группе «прочие»;

В графах «отдельные группы читателей» библиотека учитывает те группы читателей, которых она дифференцированно обслуживает (например: домохозяйки, безработные , инвалиды, частные предприниматели и т. д.).

В конце месяца подводятся итоги записи читателей за месяц, а также подсчитывается общее количество читателей в данном отделе библиотеки и их состав с начала года. Последний итог затем переносится на первую строку следующей страницы.

4. В графу «число посещений» заносятся сведения о посещениях всех групп пользователей. Посещения по читательской категории «юношество» выносятся в отдельную графу.

Приложение

ИНСТРУКЦИЯ

Запись читателя в библиотеку и перерегистрация

Запись пользователей в библиотеку осуществляется в соответствии с Правилами пользования библиотекой, утверждаемыми директором библиотеки по согласованию с учредителем библиотеки. Пользователь записывается в библиотеку, предоставляя документ, удостоверяющий его личность: паспорт гражданина РФ или другой документ – для пользователей старше 14 лет. Для пользователей в возрасте до 14 лет таким документом является ходатайство родителей или опекунов.

На пользователя заполняется формуляр с указанием фамилии, имени, отчества, даты записи, номера формуляра и др. данных. Дополнительные данные (место работы, прописка, должность и т. д.) вносят на основании методического решения - «Технология записи в библиотеку». С читателем заключается договор. Если же библиотека не заключает договор с пользователем – физическим лицом, то факт ознакомления и согласия с Правилами пользования библиотекой удостоверяется его подписью на читательском формуляре, т. е. тем самым заключается договор присоединения .

В практике библиотек в последнее время все чаще встречаются случаи судебных исков по процедуре заключения договоров с физическими лицами, поэтому целесообразнее все-таки заключать именно договор об обслуживании.

Перед началом оформления электронного читательского формуляра производится автоматический контроль несанкционированной повторной записи, которая невозможна, т. к. электронный читательский формуляр записавшегося в Библиотеку читателя хранится постоянно.

В процессе записи в электронном читательском формуляре заполняются определенные поля, куда вносится различная информация о читателе: ФИО, пол, адрес прописки и номер телефона, адрес временного проживания и номер телефона, место работы или учебы (студенты сообщают подробное название учебного заведения, курса и класса), профессия, паспортные данные. Эта информация необходима для дальнейшего общения с читателем, для изучения читательского контингента по различным параметрам и статистики. Все записи преобразуются в электронную читательскую карточку и сведения о новом читателе сразу поступают во все структурные подразделения Библиотеки.

Читатели, имеющие только регистрацию, записываются на общих основаниях, но в их электронном читательском формуляре обязательно указывается срок регистрации. По окончании срока регистрации в формуляр вносится запись «Нет регистрации». Эту запись видят сотрудники всех залов.

Полученные сведения о читателях доступны только на рабочих местах; соблюдается конфиденциальность информации.

При утере читательского билета читатель платит штраф и получает другой билет с новым штрих-кодом.

Ежегодно во всех отделах обслуживания производится перерегистрация читателей. Цель ее - выявить реальное количество читателей, пользующихся библиотекой, а также уточнить сведения о читателях (изменения в возрасте, образовании, перемена адреса, места работы и т. д.).

При перерегистрации требуется предъявление паспорта. В формуляр читателя вносят все необходимые изменения и указывают новый номер на формуляре. Во время перерегистрации в электронный читательский формуляр вносятся появившиеся изменения в сведениях о читателе, и автоматически проставляется новый календарный год . Без этого читатель не будет обслуживаться в залах.

При записи в библиотеку происходит первое ознакомление читателя с правилами пользования библиотекой, ее структурой, фондами, каталогами. Из первой беседы читатель должен узнать в каких отделах библиотеки он может получать книги, кто поможет выбрать ему нужную книгу, какие клубы или кружки работают при библиотеке, какие массовые мероприятия в ней проводятся. Это первое ознакомление важно для читателя, но еще важнее для библиотекаря.

При обслуживании читателей через электронный формуляр можно применять расписку-обязательство, например:

МУК « ЦБС…….»

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

Ознакомившись с условиями и правилами пользования Библиотекой (отделом), обязуюсь:

1. Своевременно возвратить документы, предоставленные из фонда Библиотеки (отдела) на дом через электронный формуляр пользователя;

2.Обеспечить сохранность предоставленных Библиотекой (отделом) документов;

3. В случае задержки, порчи или утраты предоставленных Библиотекой (отделом) документов возместить Библиотеке материальный ущерб.

Читатель: __________________________________

(Ф. И.О., номер читательского билета)

Подпись _____________________ Дата «___» ___________ 200 г.

Приложение

Учет посетителей мероприятий

Учетными документами посетителей мероприятий являются:

1. Дневник библиотечной работы (часть №3 «Учет массовой работы» и часть №1 «Учет и состав читателей и посещаемости» графа «Число посещений»);

2. «Паспорт массового мероприятия» с приложением списка, который включает в себя:

· количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам – дети, юношество,

· количество предоставленных / выданных документов, в том числе по отраслям знания и т. д.

При учете в дневнике работы библиотеки в части № 1 количество посетителей мероприятия суммируется с общим количеством посещений библиотеки; полученная сумма вносится в графу Дневника «число посещений».

Посещение мероприятий, проводимых библиотекой за ее пределами, фиксируется в паспорте мероприятия и включается в общее число посещений.

Приложение

Паспорт массового мероприятия

1. Дата проведения « ___» _____________ 200 год

2. Форма и название мероприятия__________________________________

3. Место проведения (организация, учреждение)______________________

__________________________________________________________________

4. Количество присутствующих, в том числе по основным читательским группам:

Всего _______________________

Юношество __________________

Дети ________________________

5. Количество предоставленных / выданных документов, в т. ч. по отраслям знаний:

2 ____________________________

3 ____________________________

4 ____________________________

5 ____________________________

6 ____________________________

75____________________________

81____________________________

83____________________________

85____________________________

86____________________________

9 _____________________________

82-84__________________________

6. Ф. И.О. ответственного__________________________________________

7. Примечания__________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

ПАСПОРТ ВЫСТАВКИ

Название выставки _________________________________________________

__________________________________________________________________

Тема ______________________________________________________________

Период работы с «___» ________________ 20 г.

по «_____» ______________ 20 г.

Место проведения __________________________________________________

__________________________________________________________________

Количество участников______________________________________________

Количество предоставленной / выданной литературы ____________________

__________________________________________________________________

Количество представленных экспонатов _______________________________

__________________________________________________________________

Ответственный_____________________________________________________

__________________________________________________________________

Примечания _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

Учет выдачи документов и их копий

1. Все документы, выдаваемые читателям на дом, записывают в традиционном формуляре или электронном формуляре (далее формуляр), при этом указывается срок возврата, инвентарный номер, классификационный индекс, автор и заглавие книги.

На формуляре выданного документа и контрольном листке сроков возврата указывается дата и номер формуляра читателя.

Если документ выдается в читальном зале, то на контрольном листке или на книжном формуляре указывается дата выдачи документа.

Традиционные формуляры читателей расставляются по срокам возврата, а в пределах срока - в порядке алфавита фамилий или по номерам формуляров читателей.

Традиционные формуляры читателей, не взявших книги, расставляются отдельно в порядке алфавита.

При возвращении документов библиотекарь обязан зачеркнуть в присутствии читателя его расписку и вложить книжный формуляр в документ.

Продление срока чтения документов, по просьбе читателя, рассматривается как новая выдача.

Учет выдачи в читальных залах с открытыми фондами ведется путем подсчета документов, снятых читателем с полок и возвращаемых после использования библиотекарю. Документы, используемые непосредственно у полок в процессе подбора литературы, как книговыдача не учитываются.

В читальных залах с открытым фондом разрешается вести выборочный учет. Выборочный учет предполагает учет средней книговыдачи одного дня в неделю в течение одного месяца. Полученные показатели умножаются на число рабочих дней читального зала.

2. Выдача документов пользователям фиксируется в Ч.2 Дневника библиотеки по разделам в соответствии с принятыми методическими решениями. Отдельно учитывается выдача документов для категории «юношество».

В Дневнике работы учитываются копии документов по 5 основным позициям: Всего копий, в том числе платных. Всего делятся на три группы: печатные, электронные, аудиовизуальные документы.

3. Учет выдачи литературы с выставок может осуществляться несколькими способами:

· обозначением общего количества выданных с выставки книг в листе ежедневной статистики путем наблюдения;

· использованием коэффициента выдачи литературы с выставки.

Коэффициент разрабатывается экспертной группой; согласуется с общественным органом библиотеки (совет по обслуживанию, методический совет, совет по НИР, совет при директоре и т. д.), утверждается приказом директора библиотеки; доводится до всех подразделений библиотеки. Могут быть разработаны коэффициенты выдачи с выставок в библиотеке, на выездных мероприятиях, на мероприятиях, проводимых совместно с другими организациями и т. д., в соотношении от количества представленной литературы или числа присутствующих посетителей. Как рекомендацию, можно использовать опыт Карелии, где установлены следующие коэффициенты:

Для сельских и библиотек, не имеющих значительных выставочных площадей – коэффициент 1 от количества представленной литературы;

Для ЦБ и библиотек, имеющих более 10 выставочных стеллажей – коэффициент 2 в месяц от количества представленной литературы;

Для крупных библиотек, имеющих значительные фонды (более 1 млн. экз.) – коэффициент 3-5 в месяц от количества представленной литературы.

4. Учет выдачи электронных изданий (как локальных, так и сетевых) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.20 – 2004 и ГОСТ 7.83 – 2001.

В Дневнике Ч.2 учет электронных и аудиовизуальных документов ведется отдельно и входит в общее число выданных документов.

ГОСТ 7.20 – 2000. Библиотечная статистика [Текст]. – Введ.01.01.2002 // Сборник основных российских стандартов по библиотечно-информационной деятельности / сост. . – СПб., 2006. – С.191.

Рекомендации по внедрению ГОСТа 7.20-2000 «Библиотечная статистика», принятые Библиотечной Ассоциацией Республики Карелия от 01.01.2001 [Электрон. ресурс] – Режим доступа: // http://library. *****/bark/files/e_10_05_07.doc . – Загл. с экрана.

Значение отчётов библиотеки. Виды отчётов

Совокупность сведений о результатах работы библиотеки за определённое время, периодически представляемых вышестоящим организациям, органам государственной статистики, а также читательской общественности. Основным видом отчётности библиотеки является годовой отчёт. Библиотеки составляют отчёты двух видов - статистический и информационный (текстовый). Отчётность обязательна для всех библиотек всех систем и ведомств.

Отчёты не только отражают состояние работы библиотеки, но и направляет внимание сотрудников на улучшение отстающих участков работы является базой для планирования, прогнозирования, определения количества сотрудников.

На основе данных учёта строится отчётность библиотеки , под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определённый период времени.

Виды отчётов:

1.Статистические;

2.Текстовые или информационные;

3.Перед населением, местными советами народных депутатов.

Годовой статистический отчёт составляется по форме 6-НК утверждённый министерством статистики и анализа Республики Беларусь. Требования - точность, аккуратность и своевременность. Статистический отчёт заполняется только на основе учётных форм работы библиотеки. Заполняется в двух экземплярах, один отдаётся в вышестоящую организацию, второй остаётся в библиотеке.

С начала указывается кому представлен отчёт, полное название и тип библиотеки, ведомственная принадлежность, форма собственности, адрес и за какой год представлен отчёт.

Статистическая отчётность является важнейшим средством анализа деятельности библиотек. Статистика позволяет прогнозировать ситуацию, финансировать и развивать успехи в работе библиотеки.

Разделы статистического отчёта:

1.Материально-техническая база;

2.Количество пользователей и посещений;

3.Формирование и использование библиотечного фонда;

5.Персонал библиотеки.

Информационный отчёт представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные и конкретные примеры. Схема информационного отчёта рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.

Информационный отчёт содержит анализ количественных показателей и основных направлений работы библиотеки в текущем году, недостатки и пути их устранения.

ЦБС обобщает результаты работы всех структурных подразделений и направляет в вышестоящую библиотеку - методический центр информационный отчёт, в котором анализируется деятельность ЦБС, отмечаются изменения, происшедшие за год, проводится наиболее удачный опыт работы подразделений, обращается внимание на те проблемы, по которым работа шла наиболее интенсивно, на то новое и интересное, что характеризовала её в отчётный период.

Информационный отчёт призван всесторонне охарактеризовать деятельность библиотеки, подвести итоги. По нему судят о месте библиотеки в системе культурно-просветительских учреждений и её роли в обслуживании населения.

Отчёт - важный источник для изучения и распространения нового опыта.

Его цель - глубоко проанализировать работу минувшего года.

Годовой отчёт готовят в определённой последовательности: подбирают исходные документы и материалы (дневники, протоколы собраний, конференций и совещаний, месячные и квартальные отчёты, а также, для сопоставления, - отчёты за предыдущие годы), проверяют итоги выполнения плана.

Следует тщательно продумать схему отчёта, названия разделов, глав, параграфов. (Как основу рекомендуется использовать схему годового плана, внеся в неё необходимые поправки и дополнения). Далее приступают к оформлению статистических таблиц, исчислению относительных и средних величин, формулируют выводы. Для сопоставления с показателями отчётного года полезно привести цифры, характеризующие работу в прошлом. Подбирая материалы для отчёта, особенно цифровые данные, их проверяют по существу и с арифметической точки зрения, при этом следует избегать примерных округлений и записи на память, что создаёт опасность включения в отчёт ошибочных данных.

При составлении годового отчёта необходимо осветить роль библиотеки, то, как она откликалась на важнейшие события дня; показать работу такой, какой она была в действительности; рассказать об успехах, но не скрывать недостатки, ошибки и промахи; назвать и охарактеризовать наиболее спрашиваемые книги, а также указать издания, которых недоставало, перечислить лучшие библиографические пособия, помогавшие в работе; обосновать выводы конкретными примерами.

Отчётность перед населением - библиотека отчитывается перед читателями на читательских конференциях, собраниях читателей, собраниях работников, служащих, на заседаниях общественного совета библиотеки, сессиях местных советов, где руководитель библиотеки рассказывает о деятельности библиотеки в прошлом году, анализируются достижения, недостатки и определяют перспективу на текущий год, публикуют информацию о работе в печати, выступают с сообщениями на радио.

Отчёт библиотеки перед населением - важное мероприятие, к которому нужно тщательно готовиться. О дне отчёта (конференции, собрания) библиотека широко оповещает своих читателей.

К этому дню выпускае

Начиная с 02.06.2013 вступил в силу Порядок учета документов, входящих в библиотечный фонд, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее -

Порядок № 1077). В статье рассмотрим основные положения по учету в библиотеке поступления и выбытия объектов библиотечного фонда, а также порядок отражения этих операций в бюджетном учете.

Существует два вида учета библиотечного фонда: внутрибиблиотечный и бухгалтерский (бюджетный). В казенных учреждениях одновременно ведется и внутрибиблиотечный, и бухгалтерский учет.

Непосредственно в библиотеке обеспечивается учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в установленном Минкультуры порядке(п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 №  78‑ФЗ «О библиотечном деле ). Как было указано выше, в настоящее время действует Порядок № 1077.

Бухгалтерская служба учитывает библиотечный фонд как объекты основных средств на основании первичных учетных регистров, оформленных при поступлении документов в фонд либо их выбытии, в соответствии с инструкциями №  157н и 162н .

Порядок учета документов в библиотеке

К документам библиотечного фонда относятся (разд. III Порядка №  1077 ):

• печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
• аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
• документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
• электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название. Также применяются и дополнительные единицы учета, например метрополка, подшивка, единица памяти данных (для электронных документов).

Учет документов в библиотеке осуществляется в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Регистры индивидуального учета - это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п. 1.5.1 Порядка №  1077 ).

Регистры суммарного учета - это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

- «Поступление документов в библиотечный фонд»;

- «Выбытие документов из библиотечного фонда»;

- «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка №  1077 ).

Необходимо отметить, что формы регистров в Порядке № 1077 не приводятся, а следовательно, их разрабатывают сами учреждения. При этом, напомним, образцы форм есть в утратившей силу Инструкции об учете библиотечного фонда , утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 №  590 . Их можно взять за основу при разработке и утверждении своих внутренних первичных учетных документов (регистров индивидуального и суммарного учета, а также других первичных документов для учета библиотечного фонда).

Поступление документов в библиотеку осуществляется путем покупки, подписки, дарения, пожертвования, поставки обязательного экземпляра и т. д. Документы принимаются к учету на основании первичных учетных документов (накладной от поставщика, акта о приеме документов). Если документы поступают на безвозмездной основе (в результате передачи обязательных экземпляров и т. п.), оформляется акт о приеме документов. Документы, поступающие от читателей взамен утерянных и признанные равноценными утраченным, оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Прием документов в библиотеку, поступающих в виде дара от юридических и физических лиц с указанием назначения - для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со ст. 574 , 582 ГК РФ .

Документы, поступающие в библиотеку, сначала подлежат суммарному учету (фиксируются в книге суммарного учета или другом регистре согласно п. 1.5.2 Порядка №  1077 ). В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Что касается электронных документов, необходимо отметить следующее. Согласно п. 4.3.2 , 4.3.3 Порядка №  1077 суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему. Учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

Далее осуществляется индивидуальный учет документов - путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других) (п. 4.4.1 Порядка №  1077 ). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. При этом регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке согласно п. 4.4 Порядка №  1077 .

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Все документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов, - обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Выбытие документов из библиотеки отражается в учете в связи с физической утратой либо утратой потребительских свойств (по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности). Сразу отметим, что непрофильность документов определяется на основании профиля комплектования фонда или иного документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Исключение документов по причине устарелости по содержанию, непрофильности, ветхости, дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в реестре книжных памятников (п. 5.1.1 , 5.1.2. Порядка №  1077 ).

При выбытии документов из библиотеки оформляется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее - акт о списании), к которому прилагается список исключаемых объектов библиотечного фонда. В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, а также причина списания и направление документов после выбытия с учета. В прилагаемом к акту списке указываются:

Регистрационный номер и шифр хранения документов;

Краткое библиографическое описание;

Стоимость, зафиксированная в регистре индивидуального учета документов;

Коэффициент переоценки, стоимость после переоценки;

Общая стоимость исключаемых документов.

При этом следует заметить, что для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых документов, их количество.

Кроме того, в случае утраты печатных документов к акту о списании и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату. Это может быть пояснительная записка, в случае кражи или хищения - заключение уполномоченных органов, а при возмещении ущерба - документ о возмещении.

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо в форме денежной компенсации. Размер ущерба определяется экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца (п. 5.4 , 5.5 Порядка №  1077 ).

Подготовленный акт о списании подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. После чего в соответствии с п. 5.7.1 , 5.7.2 Порядка №  1077 проводятся следующие мероприятия:

Документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или в целях реализации физическим и юридическим лицам;

Документы, исключенные по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья;

Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы согласно законодательству РФ.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда(п. 5.7.1 Порядка №  1077 ).

Документ, подтверждающий факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда прилагается к акту о списании. При этом номер и дата такого документа также фиксируются в акте.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, один экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда, для отражения акта в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Кроме того, исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: необходимо специальным штемпелем погасить штампы библиотеки.

Что касается электронных документов, то сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения на новый срок.

Бюджетный учет библиотечного фонда

Как уже было отмечено выше, объекты, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, независимо от срока их полезного использования принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств (п. 38 Инструкции №  157н ) на основании первичных документов, переданных из библиотеки (товарных накладных, актов передачи и т. п.). В этих целях используется счет 0 101 37 000 «Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения».

Объекты библиотечного фонда принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью приобретенных объектов признается сумма фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками. Объекты, полученные по договору дарения, принимаются к учету по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Текущая рыночная стоимость объекта основных средств определяется исходя из цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально, а при невозможности документального подтверждения - экспертным путем (п. 25 Инструкции №  157н ).

В бюджетном учете объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваиваются, инвентарные списки библиотечных фондов не ведутся (п. 46 , 54 Инструкции №  157н ). Инвентарный учет с присвоением регистрационных номеров единицам учета библиотечного фонда осуществляется непосредственно в библиотеке при индивидуальном учете документов.

Также обращаем ваше внимание на то, что в целях бюджетного учета при поступлении объектов библиотечных фондов оформляется инвентарная карточка группового учета основных средств

(ф. 0504032) (п. 54 Инструкции №  157н ). На весь фонд открывается одна карточка, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (Методические указания по применению форм первичных учетных государственными (муниципальными) учреждениями ).

При этом объекты библиотечного фонда, стоимость которых превышает 40 000 руб., целесообразно учитывать обособленно, так как в силу п. 92 Инструкции №  157н по ним начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами (исходя из срока полезного использования).

Согласно указанному пункту на объекты библиотечного фонда, учитываемые в составе основных средств, амортизация начисляется следующим образом:

На объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно - в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

На объекты стоимостью свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

В казенное учреждение поступили книги, приобретенные по договору поставки на сумму 30 000 руб., а также книги, полученные от физического лица по договору пожертвования, рыночная стоимость которых составила 1 000 руб.

В бюджетном учете отражены следующие операции.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено поступление книг от поставщика	1 106 31 310	1 302 31 730	30 000
Приняты к учету объекты библиотечного фонда	1 101 37 310	1 106 31 310	30 000
	1 401 20 271	1 104 37 410	30 000
Приняты к учету книги, поступившие по договору пожертвования	1 101 37 310	1 401 10 180	1 000
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	1 000

Выбытие объектов библиотечного фонда отражается в бюджетном учете на основании утвержденного акта о списании, полученного из библиотеки. При списании (выбытии) объектов библиотечного фонда одновременно с их стоимостью подлежит списанию с балансового учета сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам.

В таблице представлены типовые корреспонденции счетов по выбытию объектов библиотечного фонда в соответствии с п. 10 Инструкции №  162н .

Содержание операции	Дебет*	Кредит
Списаны объекты библиотечного фонда по причине ветхости (физического износа), дефектности, устарелости по содержанию (морального износа), непрофильности и т. п.	1 401 10 172	1 101 37 410
Списаны объекты библиотечного фонда по причине утери читателями, хищения
Выбыли объекты библиотечного фонда в результате их продажи
Списаны объекты библиотечного фонда по причине утраты в результате бедствий стихийного и техногенного характера	1 401 20 273	1 101 37 410
Выбыли объекты библиотечного фонда расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами)	1 304 04 310	1 101 37 410
Выбыли объекты библиотечного фонда при их безвозмездной передаче:
- органу власти, государственному (муниципальному) учреждению (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета)	1 401 20 241	1 101 37 410
- организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций	1 401 20 242	1 101 37 410
- органу власти, государственному (муниципальному) учреждению (в рамках движения объектов между учреждениями разных бюджетов)	1 401 20 251	1 101 37 410
- наднациональным организациям и правительствам иностранных государств	1 401 20 252	1 101 37 410
- международным организациям	1 401 20 253	1 101 37 410

Вместо символов «хх» ставятся соответствующие группа и код вида синтетического счета.

Периодические издания (газеты, журналы и т. п.), приобретаемые казенным учреждением для комплектации библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 377 , 378 Инструкции №  157н ). Выбытие периодических изданий по любой причине также отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом о списании, иным актом).

Порядок отражения операций по возмещению ущерба в натуральной форме (при утере читателями книг) рассмотрим на примере.

Исходя из документов, поступивших из библиотеки в бухгалтерию, стоимость утерянной книги на дату принятия ее к учету составляла 500 руб. Рыночная стоимость данной книги на момент утраты составила 700 руб. Читатель вернул взамен утерянной новую, равноценную книгу.

В бюджетном учете отражены следующие записи.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана утерянная книга (на основании решения комиссии, оформленной актом о списании (ф. 0504144))	1 401 10 172	1 101 37 410	500
Принята к учету сумма выявленной недостачи (по рыночной стоимости)	1 209 71 560	1 401 10 172	700
Принята к учету книга, поступившая в возмещение ущерба	1 101 37 310	1 401 10 172	700
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	700
Одновременно сумма возмещенного ущерба списана с виновного лица	1 401 10 172	1 209 71 660	700

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утв. Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н.

Г. Н. Неверов

Библиотека в учреждении образования

Бухгалтерский учет изданий для библиотек

Подписка на периодические издания

Налоговый учет изданий

В любой образовательной организации для поддержания учебного процесса на высоком уровне как слушателям, так и преподавателям нужна научная и специальная литература. Для этого практически в каждом учебном заведении организована библиотека. Часть библиотечного фонда формируется из периодических изданий. Учет книг и журналов, а также подписки на периодику имеет свои специфические особенности.

Библиотека в учреждении образования

Обычно библиотеки образовательных учреждений входят в структуру этой организации и не являются самостоятельными юридическими лицами. Основным документом, которым руководствуются библиотеки при учете своих фондов, является Инструкция, утвержденная приказом Министерства культуры РФ от 2 декабря 1998 г. N 590 (далее - Инструкция N 590). Для учреждений образования эта Инструкция стала руководством к действию только после утверждения Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (далее - Методические рекомендации). Инструкция утверждена для применения в государственных и муниципальных библиотеках, но и остальные организации могут руководствоваться ее положениями для учета движения библиотечных фондов и аналитического бухгалтерского учета.

В соответствии с ГОСТ 7.20.80 библиотеки учитывают свои фонды в унифицированных учетных единицах - экземплярах и названиях. Особенностью библиотек образовательных учреждений является то, что для обеспечения учебного процесса приобретаются учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по безынвентарной методике.

Для библиотек высших учебных заведений;

Для библиотек средних специальных учебных заведений;

Для библиотек общеобразовательных учреждений.

При безынвентарном методе учета оформляются учетные карточки документов, регистрационная книга учетных карточек. Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. В ней отражается движение каждого отдельного названия документа, а также все последующие поступления данного названия независимо от цены.

Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. Акты на списание документов в библиотеках образовательных учреждений утверждаются ректором (проректором) или директором учебного заведения.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательная инвентаризация фонда производится:

При смене материально ответственного лица;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

При реорганизации и ликвидации библиотеки.

Новым положением в 2003 году является то, что с заведующими секторами библиотек теперь можно заключать договор о полной материальной ответственности. Эта норма закреплена постановлением Министерства труда Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85 в новом перечне должностей работников, с которыми могут быть заключены такие договоры.

Бухгалтерский учет изданий для библиотек

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 библиотечные фонды входят в их состав. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации (от рукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны учитываться в бухгалтерии. Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки, входят в состав основных фондов, которых отражена в финансовых документах. В некоторых библиотеках в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.

С 2001 года действует Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2001 г. N 26н.

В ПБУ 6/01 нет стоимостного критерия, а к основным средствам относятся объекты, которые организация будет использовать в производственных (управленческих) целях более одного года. Кроме того, основные средства должны приносить экономические выгоды в будущем и их не предполагается продавать (п.4 ПБУ 6/01). В соответствии с пунктом 18 приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты производства () по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.

Действительно, говорить о пополнении библиотечного фонда можно только в том случае, если организация имеет соответствующее структурное подразделение - библиотеку, а должностные обязанности кого-либо из сотрудников включают в себя обязанности библиотекаря. При этом само понятие "библиотечный фонд" предполагает, что печатные издания, в него входящие, могут быть использованы неоднократно разными пользователями.

Однако само по себе отсутствие библиотеки как самостоятельного подразделения еще не означает, что печатные издания не относятся к основным средствам. Необходимо следовать основному критерию, изложенному в пункте 4 ПБУ 6/01 - для отнесения изданий к основным средствам необходимо, чтобы приобретенные издания предполагалось хранить и использовать в производственной деятельности более одного года. Организация должна самостоятельно определиться с порядком хранения и учета такого рода долгосрочно используемых изданий.

Если на предприятии организован порядок хранения и использования изданий в течение периода более года (например, для специальных или справочных изданий), то независимо от наличия или отсутствия распоряжения руководителя о создании подразделения "Библиотека" они будут относиться к основным средствам.

Принятый организацией порядок определения срока полезного использования приобретаемых печатных материалов и их дальнейшего учета можно оформлять отдельным распорядительным документом по каждому печатному изданию в отдельности либо отразить в учетной политике в отношении различных видов печатных изданий, сгруппированных по категориям.

Из этого можно сделать вывод о том, что если библиотека использует периодические издания в составе библиотечного фонда (в том числе в фонде временного хранения), то есть организует подшивку номеров, предоставляет их читателям и хранит более одного года, то они должны учитываться как основные средства. Для учета такого рода документов Минфин в письме от 26 августа 2002 г. N 16-00-12/19 предлагает использовать дополнительную единицу учета библиотечного фонда - годовой комплект. В Инструкции N 590 установлено, что годовой комплект - это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу. На годовой комплект заводится одна учетная карточка, в которую вносятся поступления очередных номеров газеты или журнала.

В этом же письме разъясняется, что для учета книг и других изданий нужно руководствоваться Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, а также ПБУ 6/01. Ранее учет движения литературы в бухгалтерском учете осуществлялся в соответствии с пунктом 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, но в письме Минфина этот пункт признается утратившим силу, несмотря на то, что в остальном Методические указания действуют.

Следовательно, при принятии экземпляров изданий к бухгалтерскому учету на сумму произведенных расходов делается запись по счету "Основные средства" субсчет "Библиотечный фонд" в том же порядке, что и для остальных основных фондов. Так как в настоящее время книгопечатная продукция облагается налогом на добавленную стоимость, то НДС необходимо выделять и учитывать на счете 19-1 "НДС при приобретении основных средств".

Библиотечные фонды относятся к тому виду основных фондов, на которые не начисляется амортизация. Так, в пункте 18 ПБУ 6/01 предусмотрено, что приобретенные издания разрешается списывать на затраты (в расходы) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию, причем в отношении литературы ограничение по максимальной стоимости единицы не установлено, то есть не амортизируются все издания, независимо от первоначальной стоимости. Следовательно, выбытие (списание морально устаревших материалов, недостачи и пр.) библиотечного фонда производится аналогично выбытию основных средств, но без использования счета "Амортизация основных средств". Прибыли и убытки от этих операций в течение отчетного периода отражаются на счете "Прочие доходы и расходы".

Облагаются НДС по ставке 10 процентов:

Печатные периодические и продолжающиеся издания (журналы, сборники, бюллетени);

Печатная книжная продукция, связанная с образованием, наукой и культурой;

Периодические и продолжающиеся издания информационных агентств в электронном виде, на магнитных носителях, по сети Интернет, по каналам спутниковой связи.

Перечень изданий, облагаемых по этой ставке, утвержден постановлением Правительства РФ от 23 января 2003 г. N 41*.

Пример 1

НОУ колледж "Информатика" имеет библиотеку. В январе 2003 года для использования в учебном процессе были закуплены книги "Основы программирования" в количестве 50 экземпляров по цене 110 руб. за экземпляр, в том числе НДС - 10 руб. Оплата была произведена с расчетного счета организации. В феврале 2003 года один экземпляр был списан из-за обнаруженного брака:

Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек / Алексеева И.В.

Учредителями библиотек могут быть органы государственной власти всех уровней, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.

Нормативно-правовое регулирование учетной деятельности библиотек
Правовую базу сохранения и развития библиотечного дела в РФ составляет Федеральный закон от 29.12.94 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ). Его действие распространяется на библиотеки, полностью или частично финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, – в том что касается регулирования вопросов сохранения и использования библиотечных фондов как части культурного наследия народов РФ.
Кроме Закона № 78-ФЗ законодательство РФ о библиотечном деле включает Основы законодательства Российской Федерации о культуре, утв. постановлением ВС РФ от 09.10.92 № 3612-1 (с изм. и доп.) и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ в этой области.
Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей, определяет обязательная для применения в государственных и муниципальных библиотеках РФ Инструкция об учете библиотечного фонда, утв. приказом Минкультуры России от 02.12.98 № 590 (далее – Инструкция № 590).
Согласно Инструкции № 590
учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения -традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий, соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.
Такие же требования предъявляются и к ведению бухгалтерского учета, которому наряду с библиотечным учетом подлежит фонд библиотеки.
Библиотеки, которые финансируются из бюджета соответствующего уровня, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н (с изм. и доп., далее – Инструкция № 107н).
Рассмотрим подробнее вопросы библиотечного и бухгалтерского учета библиотечного фонда.

Объекты и единицы учета библиотечного фонда
Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы. К ним относятся:

• издания и неопубликованные документы;
• аудиовизуальные документы (АВД);
• микроформы;
• электронные издания.

В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах, что устанавливает ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» (с изм.).
К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся:

• название;
• экземпляр.

Название – это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.
Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:

• годовой комплект;
• метрополка;
• переплетная единица (подшивка).

Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.
Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой.
Под переплетной единицей (подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем
для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.
Для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).
Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.
Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:

• диск – для грампластинок и компакт-дисков;
• катушку, кассету – для магнитных фонограмм;
• рулон – для диафильмов;
• комплект – для комплекта диапозитивов;
• бобину – для кинофильмов;
• кассету – для видеофильмов.

Издания, представляющие собой комплект, например, альбом компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию.
Для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.
Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.
АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание.
В случав затруднения при определении основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий учету, надо принимать текстовый документ, как предусмотрено Инструкцией № 590 .
Тем не менее, на практике встречаются такие приложения к различным изданиям в виде АВД или электронного документа, которые выполняют самостоятельные функции, и их можно использовать в работе отдельно от основного издания. В этом случае такое приложение рассматривают как отдельный документ, подлежащий индивидуальному и суммарному учету.

Порядок учета библиотечного фонда
Инструкция № 590 устанавливает как обязательные, так и факультативные принципы учета библиотечных фондов. Согласно ей организация обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета.
Учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (счету, накладной, акту и т. д.) – это суммарный учет.
Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа, или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
Суммарный учет. Суммарный учет ведется в форме книги суммарного учета библиотечного фонда (далее – Книга) или в другой форме, например, журнала, листов суммарного учета библиотечного фонда как в рукописном виде, так и в виде машинограмм.
Для отражения информации о движении библиотечного фонда инструкция предписывает ввести в Книгу три части:

первая часть – «Поступление в фонд»;

вторая часть – «Выбытие из фонда»;

третья часть – «Итоги движения фонда».

В первой части фиксируются сведения о поступающих в фонд документах, т. е. такие показатели, как:

• дата и номер записи;
• источник поступления;
• номер и (или) дата сопроводительного первичного документа;
• количество (всего, а также по видам, содержанию и языку коренной национальности);
• стоимость.

Распределение документов по видам и содержанию во второй и третьей частях Книги происходит аналогично тому, как это делалось в первой части.
Во второй части выбытие документов из библиотечного фонда отражается по причинам исключения из фонда, с указанием сведений о списанных документах – «передано», «продано» или «сдано в макулатуру».
В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.
Данные о поступлении АВД, микроформ, электронных изданий отражают в первой части Книги с детализацией по видам документов; данные об их выбытии и итоги фиксируют аналогичным образом во второй и третьей частях соответственно.
Суммарному учету подлежат также и периодические издания независимо от материальной основы носителя информации.
Запись о поступлении периодических изданий вносится в Книгу на основании акта, который составляется получателем по мере поступления периодических изданий текущего года.
Итоги движения периодических изданий на основании актов могут подводиться за квартал, полугодие или год в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета. Индивидуальный учет. Каждый экземпляр или каждое название документа подлежат дифференцированному индивидуальному учету.
Индивидуальный учет документов постоянного и длительного хранения осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу присваивается индивидуальный инвентарный номер. Такой номер записывают не только в инвентарной книге, но и на самом документе, закрепляя его за документом на все время нахождения в библиотечном фонде.
Для библиотеки с функциями получателя бесплатного обязательного экземпляра к документам постоянного хранения относится, например, один экземпляр отечественных документов.
Индивидуальный учет документов может осуществляться также путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, которые содержат информацию, теряющую свое значение через непродолжительный период времени, вследствие чего данные документы исключаются из фонда библиотеки.
Существуют следующие формы индивидуального учета документов библиотечного фонда:

• книжная (инвентарная книга);
• карточная (карточка учетного каталога);
• листовая (лист актового учета);
• регистрационная карточка на определенный вид издания, в т. ч. заполняемая на АВД или электронные документы. Обязательными для форм индивидуального учета являются:
• дата записи;
• номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда;
• инвентарный номер; автор и заглавие;
• год издания;
• цена;
• отметка о проверке;
• номер акта выбытия.

Для отражения наличия и вида приложения к основному документу вводят показатель «Примечание». Для особо ценных и редких изданий в примечании указывают особенности экземпляра, определяющие его ценность.
Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. При маркировке необходимо:

• обозначить принадлежность;
• соблюсти эстетику;
• обеспечить долговечность маркировочного знака;
• сохранить текст или другую знаковую информацию.

Бухгалтерский учет поступления документов
Согласно Инструкции № 107н библиотечные фонды учитываются в качестве объектов основных средств независимо от стоимости отдельных экземпляров книг на субсчете 018 «Библиотечный фонд» на балансе бюджетного учреждения. Износ по библиотечным фондам не определяется.
Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета.
При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции № 590.
В бухгалтерии учет библиотечного фонда ведется в инвентарной карточке группового учета основных средств формы ОС-9 (0504109). Такая карточка открывается одна на все библиотечные фонды, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой
Приобретение документов за счет средств бюджета соответствующего уровня, включаемых в библиотечный фонд, отражается следующей корреспонденцией субсчетов:

• Д 018-1 «Библиотечный фонд» – К 178-1 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
• Одновременно производится вторая запись, отражающая увеличение фонда в основных средствах:
• Д 200-1 «Фактические расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия» – К 250-1 «Фонд в основных средствах».

Получение библиотекой книг в дар должно оформляться так же, как и приобретение. В этом случае
нужно обращать внимание, насколько библиотека нуждается в таких документах: устаревшие по содержанию или находящиеся в плохом состоянии, они могут стать для книгохранилища лишь обузой.
Во избежание таких ситуаций библиотеке необходимо разработать и утвердить распорядительным документом порядок приема, хранения и исключения из фондов полученных в дар документов. Дарителя необходимо заранее ознакомить с принятым порядком.
Согласно Инструкции № 107н безвозмездное получение документов, включаемых в библиотечные фонды, отражается по рыночной стоимости следующей корреспонденцией субсчетов:

• Д018-3 - К 250-3

Рыночная стоимость формируется на основе цены на дату оприходования документов, включаемых в библиотечный фонд. Данные о цене, формирующей рыночную стоимость, должны подтверждаться документально или экспертным путем.
Централизованное снабжение документами. При централизованном снабжении документами в адрес библиотеки поступает извещение Формы № 280 (0504805) с приложением копии счета поставщика на отправленные издания.
Библиотека в общем порядке учитывает полученные документы и передает в бухгалтерию извещение, копию счета и акт о приеме документов на учет.
Если вышестоящая организация, оплатившая в централизованном порядке документы, поступающие в библиотечный фонд библиотеки, и библиотека находятся на бюджетном финансировании одного уровня, то в бухгалтерии на основании полученных первичных документов указанные операции отражают следующими корреспонденциями субсчетов:
Д 018-1 «Библиотечный фонд» – К 140-1 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия».
Одновременно выполняется вторая запись об увеличении фонда в основных средствах:

• Д 200-1 - К 250-1.

Если поступления в библиотечный фонд осуществляются вышестоящей организацией, находящейся на бюджетном финансировании другого уровня, то в бухгалтерском учете такие операции будут отражаться следующей корреспонденцией субсчетов:

• Д 018-3-К 250-3.

При этом извещение Формы 280 высылается в двух экземплярах, один из которых после приемки документов в библиотечный фонд за подписью главного бухгалтера о принятии полученных ценностей к учету высылается в адрес вышестоящей организации, оплатившей издания в централизованном порядке.

Выбытие документов из библиотечного фонда
Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.
Исключением являются:

• федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;
• особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;
• архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

Учет таких документов наряду с положениями Инструкции № 590 регулируется соответственно Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. и доп.), законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры и нормативными документами о книжных памятниках РФ, Основами законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (с изм. и доп.).
Библиотекам разрешено вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов при выявлении недостачи, т. е. в случае их утраты по неустановленным причинам.
Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.
Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине:

• устаревшего содержания;
• ветхости (физического износа);
• дефектности;
• дублетности;
• непрофильности;
• утраты.

Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.
К таким документам относятся:

• научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;
• общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;
• популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;
• справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;
• учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;
• документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;
• научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;
• правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;
• справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;
• другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

Издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.
Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие реставрации (или когда их восстановление экономически нецелесообразно).
Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

• разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;
• комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;
• различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.
К излишне экземплярным документам относятся избыточные дублеты одноименных названий, представленные в фонде библиотеки.
Непрофильными считаются документы, не соответствующие по каким-либо признакам профилю фонда данной библиотеки.
Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.
В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.
При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.
В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:

• физическое состояние каждого документа;
• его научная и практическая ценность;
• частота и продолжительность использования.

Решение о целесообразности дальнейшего хранения документа в библиотечном фонде принимается комиссией на основании его комплексной оценки. Документы, по которым принято решение о списании из фонда, изымаются и складываются отдельно для последующей сверки с учетными документами и актирования.
Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.
При выбытии документов в связи с их утратой Инструкция № 590 предписывает указывать конкретные обстоятельства утраты.
Выбытие документов из библиотечного фонда согласно Инструкции № 107н оформляется актом о списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях Формы № 444 (0504144). Указанная форма акта предназначена для исключения из библиотечного фонда документов, устаревших по содержанию или пришедших в ветхость; тем не менее, поскольку Инструкция № 590 устанавливает и иные возможные причины исключения документов из фонда, Форма № 444 может использоваться для списания документов и по другим причинам.
При выбытии АВД, электронных изданий и микроформ оформляется акт с указанием причин и обоснованием исключения из фонда библиотеки. В акт могут включаться АВД разного вида, но причины их исключения из фонда должны быть одинаковыми.
Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Пер вый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.

Пример отражения в бухгалтерском учете списанных по ветхости и устаревших по содержанию документов
Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов туда экономически нецелесообразна, библиотека утилизирует списанные документы на месте в присутствии комиссии, принимавшей участие в их отборе и списании. Соответствующая запись об этом делается в акте об изъятии и списании документов из библиотечного фонда.
Денежные средства, полученные за макулатуру, зачисляются на восстановление статей сметы библиотеки, за счет которых производятся пополнение и ремонт библиотечного фонда.
Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете подобных операций.
Библиотека списывает ветхие и устаревшие по содержанию документы стоимостью 4200 руб., в т. ч. приобретенные:

• за счет бюджетных средств – на сумму 2100 руб.;
• за счет целевых средств и безвозмездных поступлений – на сумму 1400 руб.;
• за счет средств от предпринимательской деятельности – на сумму 700 руб.

Рыночная стоимость макулатуры составляет 600 руб. и, соответственно, по источникам финансирования 300 руб., 200 руб. и 100 руб.
Указанные операции в бухгалтерском учете будут отражаться следующими корреспонденциями субсчетов:
«Списаны документы из библиотечного фонда по балансовой стоимости» :

• «Приобретенные за счет средств бюджета соответствующего уровня» Д 250-1 – К 018-1 – 2100 руб.
• «Приобретенные за счет целевых средств и безвозмездных поступлений» Д 250-3 – К 018-3 – 1400 руб.
• &3171;Приобретенные за счет средств от предпринимательской деятельности» Д 250-2 – К 018-2 – 700 руб.

«Оприходована макулатура, полученная при списании документов по стоимости ее реализации пункту приема вторичного сырья» :

• по документам, приобретенным за счет средств бюджета соответствующего уровня, за счет целевых средств и безвозмездных поступлений: Д 067-3 «Прочие материалы» – К 270-3 – 500 руб.;
• по документам, приобретенным за счет средств от предпринимательской деятельности:

Д 067-2 – К 241-2 «редства на содержание и развитие материально-технической базы» – 100 руб.
«Сдана макулатура в пункт вторичного сырья»:
Д 225-3 «Расходы по целевым средствам на содержание учреждения и другие мероприятия» – К 067-3 – 500 руб. Д 223.
«Расходы за счет средств, формируемых из прибыли» – К 067-2 – 100 руб.
Одновременно отражается задолженность пункта приема вторичного сырья по оплате за сданную макулатуру, включая сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую перечислению в бюджет: Д 178-2 – К 401-2 «Доходы будущих периодов» – 600 руб. Д 178-2 – К 173-2 «Расчеты по платежам в бюджет» – 108 руб. «Поступила оплата за сданную макулатуру»: Д 111-2 «Средства, полученные от предпринимательской деятельности» К 178-2 – 708 руб. Одновременно выполняется вторая запись: Д 401-2 – К 400-2 «Доходы отчетного периода» – 600 руб.«Перечислен в бюджет налог на добавленную стоимость»: Д 173-2 – К 111-2 – 108 руб.

Продолжая тему учета фондов в библиотеке, перейдем к рассмотрению процедуры оформления приемки-передачи документов излишней экземплярности, непрофильных, а также утраченных, бухгалтерского учета выбытия документов, инвентаризации фондов.

Приемка-передача документов
Излишне экземплярные и непрофильные документы, изъятые из фонда библиотеки, по решению вышестоящей организации передаются в другие библиотеки. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам детских домов, школ.
На отобранные для передачи документы передающая библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы № ОС-1 бюдж. (0504101).
В библиотеку, получающую литературу, поступают и служат приходным документом акт и список к акту переданных документов в одном экземпляре. Второй экземпляр вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданную из библиотечного фонда литературу.
Если литература отправляется адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. По одному экземпляру акта приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях и списка к данному акту отправляется получателю вместе с литературой из библиотечного фонда.
Переданная и полученная из библиотечного фонда литература соответственно списывается или приходуется по учетным документам в установленном порядке.
Акты приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях вместе со списками передаваемых документов из фондов библиотек утверждаются в соответствии с порядком, установленным вышестоящей организацией.
При списании изданий, утраченных в результате их утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, вследствие открытого доступа к фонду, – акты утверждаются при наличии документов, подтверждающих утрату.
Такими документами могут служить протокол и акт для случаев утери и порчи изданий. Если списание изданий происходит по причине хищения или бедствий, необходимо заключение уполномоченных органов.
В случае когда имеется факт задолженности читателей, невозможность взыскания документов должна подтверждаться соответствующими основаниями:

• зафиксированными в читательском формуляре напоминаниями о возврате документов, направленными в адрес читателя заказным письмом или открыткой с уведомлением о вручении, а также справкой из адресного стола;
• отказом на взыскание по исполнительному листу.

Взамен утерянных от читателей могут быть приняты другие документы. Такая замена фиксируется в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании записей, сделанных в этой тетради, составляются акты на поступление и выбытие документов из библиотечного фонда, которые регистрируются в соответствующих частях книги суммарного учета библиотечного фонда.

Бухгалтерский учет выбытия документов
Выбытие документов из библиотечного фонда в бухгалтерском учете отражается следующими корреспонденциями субсчетов:
Списание документов, устаревших по содержанию или пришедших в негодность по ветхости - Д 250 – К 018.
Аналогично отражается списание недостач документов, образовавшихся вследствие стихийных бедствий, подтвержденных документально и принятых за счет учреждения.
Списание документов в случае их недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, оформляется двумя записями, первая из которых отражает списание документа из фонда по балансовой стоимости - Д 250 - К 018, вторая – по рыночной стоимости в зависимости от источника приобретения документов:

• Д 170-1 «Расчеты по недостачам» – К 173-1 «Расчеты по платежам в бюджет» – для документов, приобретенных за счет бюджетных средств;
• Д 170-3 – К 270-3 «Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия» – для документов, приобретенных за счет целевых средств и безвозмездных поступлений;
• Д170-2 – К 401-2 «Доходы будущих периодов» – для документов, приобретенных за счет средств от предпринимательской деятельности.

Инвентаризация библиотечного фонда
Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп.) проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации учреждения;
• в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Общие правила проведения инвентаризации и требования, предъявляемые к порядку ее проведения, установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Аналогичный порядок установлен и в п. 26 Инструкции №107н.
Для бюджетных учреждений Инструкция № 107н уточняет, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводится инвентаризация того имущества, которое подверглось инвентаризации не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию библиотечных фондов разрешено проводить один раз в пять лет.
Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:

• наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;
• редчайшие фонды – один раз в 3 года;
• ценные фонды – один раз в 5 лет;
• фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
• фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
• фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
• фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Принимая отдельные распорядительные документы, регламентирующие некоторые положения бухгалтерского учета, не урегулированные Инструкцией № 107н, бюджетное учреждение должно установить порядок проведения инвентаризации, в частности, библиотечных фондов.
Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.
При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.
Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.

Алексеева И.В.