Отправка 2 ндфл по почте. Так что, теперь справку получить проще

К формам отчетности по НДФЛ относится в первую очередь справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@), которую также называют отчетом 2-НДФЛ. Как видно из названия, в ней указываются суммы доходов, полученных конкретным физлицом. А также суммы исчисленного, удержанного (неудержанного) и перечисленного с этих доходов НДФЛ.

Справки 2-НДФЛ отдельно на каждого работника (иного физлица, получившего вознаграждение) сдаются один раз в год. В общем случае представить в ИФНС их надо по итогам отчетного периода, - календарного года (ст. 216 НК РФ), следующего за текущим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поскольку в этом году 1 апреля выпадает на рабочий день, сдать отчеты 2-НДФЛ в 2016 году надо будет именно в этот срок.

Таким образом, отчеты 2-НДФЛ в 2016 году - это справки по доходам, полученным в 2015 году. А о сдаче отчетов 2-НДФЛ за 2016 год (т.е. по итогам 2016 года) надо будет позаботиться в 2017 году.

Справки 2-НДФЛ - это не вся отчетность, которую должны сдавать в ИФНС налоговые агенты по НДФЛ. С 2016 года они также должны ежеквартально представлять расчет по .

Кстати, этот расчет за год сдается в те же сроки, что и справки 2-НДФЛ. Поэтому вместе с отчетностью по 2-НДФЛ за 2016 год нужно будет сдать и расчет 6-НДФЛ не позднее 3 апреля 2017 года. Такой срок для сдачи 2-НДФЛ за 2016 год объясняется тем, что 1 апреля 2017 года - это суббота. Поэтому последний день для представления отчетности — справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ - переносится на 3 число (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Как сдать сведения 2-НДФЛ

Теперь о том, как сдать отчетность по подоходному налогу, а именно справки 2-НДФЛ. На сегодняшний день НК предусматривает 2 способа представления справок. Сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе возможна, если за отчетный год от данной организации доходы получили менее 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Только при соблюдении этого условия по численности можно сдать 2-НДФЛ на бумаге.

Если же налоговый агент в течение отчетного периода выплатил доходы большему количеству лиц (25 или более), то представить справки 2-НДФЛ он может только по телекоммуникационным каналам связи, иными словами в электронном виде. Для этого необходимо заключить договор со спецоператором, через которого и будет пересылаться отчетность в ИФНС. В этом случае фактически 2-НДФЛ сдается через Интернет.

Кстати, бывает, что налоговые агенты допускают . Порядок их исправления будет зависеть от того, в какой момент они были обнаружены.

Вы получите официальный документ с электронной подписью. Он имеет такую же силу, как справка с печатью работодателя. Такую справку примет банк, новый работодатель и вообще кто угодно: она заверена налоговой.

Но есть проблема. Скорее всего, вам все равно придется брать справку на работе.

Что за справка вообще?

Справка 2-НДФЛ - это подтверждение официальных доходов и удержанного налога. Работодатель отправляет в налоговую такую справку по каждому сотруднику. Налоговая видит, где конкретный человек работает, какая у него зарплата за год и по месяцам и сколько НДФЛ он заплатил.

Екатерина Мирошкина

экономист

Справка 2-НДФЛ нужна для разных целей. Например, для оформления вычета при покупке квартиры или оплате лечения. Еще такой справкой подтверждают официальные доходы для банка, чтобы взять или рефинансировать кредит.

Обычно справку 2-НДФЛ заказывают на работе. Бухгалтерия выдаст ее в любое время и за любой период работы.

Так что, теперь справку получить проще?

Да, теперь ее можно получить прямо на сайте налоговой. Раньше ее можно было только открыть, а скачать и передать кому-то - нет. Теперь можно. Справки выгружаются в формате.pdf или.xml. Этот файл можно переслать по электронной почте или прикрепить к заявке на кредит.

Почему такая справка имеет юридическую силу? Это же просто файл.

В чем тогда подвох? Почему эти справки не подойдут для кредита?

Работодатели подают справки о доходах сотрудников до 1 апреля следующего года. Налоговая загружает справки в личный кабинет еще позже - к июню. И так каждый год.

Например, в ноябре 2017 года у налоговой есть справка за 2016 год, а за 2017 еще нет. Даже весной 2018 года еще может не быть справки за 2017.

Для кредита нужна справка 2-НДФЛ за полгода до подачи заявки. Если подать заявку сейчас, нужно подтвердить доход с мая по ноябрь 2017 года. Для этого придется брать справку 2-НДФЛ на работе. В личном кабинете на сайте налоговой ее нет и быть не может.

А когда работодатель все-таки передаст данные в налоговую - например в конце марта 2018 года, - банку нужна будет справка о доходах за январь, февраль и март. Этих сведений тоже не будет в личном кабинете, и вам все равно придется идти в бухгалтерию. Или искать банк, который дает кредиты без подтверждения официального дохода.

Получается, задумка хорошая, но пока без большой практической пользы.

Значит, эти справки вообще не пригодятся? Зачем тогда это сделали? Опять бездумно растрачивают бюджет?

Справки за прошлые годы тоже могут пригодиться.

Для вычета. Чтобы получить вычет и вернуть налог за прошлые годы, нужно подать декларацию 3-НДФЛ и справку о доходах. В 2017 году могут понадобиться справки за 2014, 2015 и 2016 годы. Все они будут в личном кабинете.

Для банка. Банк может запросить подтверждение зарплаты за любой период - даже за прошлые годы. В свое время ипотечникам для господдержки нужно было подтверждать доход за 12 месяцев. Может быть, еще пригодится. Тогда справки можно выгрузить и отправить по электронной почте. Печать с работы не нужна.

Еще в личном кабинете отражаются справки об НДФЛ со списанных долгов и неочевидных доходов: при рефинансировании ипотеки, возврате страховки, компенсаций. По закону их должны прислать налогоплательщикам заранее, но не всегда присылают. Проверьте, вдруг вас ждет сюрприз.

Для суда и пристава. Например, если в суде нужно подтвердить доход за несколько лет. Ситуации могут быть какие угодно: отсрочка выплаты долга, уменьшение пеней по алиментам или раздел имущества.

Для пособий. В 2017 году соцзащита может попросить справку о доходах за прошлый год. Подойдет документ из личного кабинета.

Могут быть и другие ситуации, когда пригодятся справки 2-НДФЛ за прошлые годы. Если так случится, вы сможете распечатать их даже ночью, в отпуске и для всех членов семьи сразу.

Как проверить свои справки 2-НДФЛ ?

Зарегистрируйтесь на сайте налоговой. Для этого нужно сходить с паспортом в любую инспекцию и получить логин с паролем.

Зайдите в личный кабинет , откройте раздел «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы», выберите пункт «Сведения о справках по форме 2-НДФЛ ».

Справки можно посмотреть или выгрузить с электронной подписью.

C 2016 года у налоговых агентов по НДФЛ появилась дополнительная обязанность: составлять и сдавать в инспекции ежеквартальные расчеты по форме 6-НДФЛ . Однако введение новой формы не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. У этих форм - разное назначение. Расчет 6-НДФЛ составляется в целом по организации, а справка 2-НДФЛ носит индивидуальный характер: ее надо заполнять по каждому человеку, получившему доходы, в отношении которых организация признается налоговым агентом.

Куда сдавать

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели - по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).

Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника? Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ .

Нет, не нужно.

Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.

Когда сдавать

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).

Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.

Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ.

Ответственность

Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:

• для граждан - от 100 до 300 руб.;

• для должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).

Важно: с 1 января 2016 года для налоговых агентов установлен новый вид ответственности - штраф за недостоверные сведения в представленных документах. Поэтому, если в полученных формах 2-НДФЛ инспекция обнаружит ошибки, она может оштрафовать налогового агента. Размер штрафа составит 500 руб. за каждый документ, который содержит неточность.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Новая ответственность будет применяться и к формам 2-НДФЛ, которые организации подают за 2015 год. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.

Способы подачи справок

С 2016 года налоговые агенты могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ:

• непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи;

• почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;

• в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.

Об этом сказано в абзаце 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, пунктах 3-4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Таким образом, с 1 января 2016 года у налоговых агентов есть только два способа представления справок по форме 2-НДФЛ: на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. Возможность подачи сведений в виде файлов на электронных носителях (дисках, флешках и т. п.) из Налогового кодекса РФ исключена. Этот порядок распространяется и на способы представления сведений за 2015 год.

Передача справок по ТКС

С 1 января 2016 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

• сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;

• обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;

• сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

• на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;

• в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Об этом сказано в пунктах 20-30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Справки на бумажных носителях

С 1 января 2016 года сдавать формы 2-НДФЛ на бумаге можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такое ограничение распространяется и на сведения, которые налоговые агенты подают за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.

После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.

Об этом сказано в пунктах 15-19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Передача справок по почте

Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.

Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Выдача справок налогоплательщикам

Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты , бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.

Ситуация: обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ ?

Нет, не обязана.

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

• выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;

• выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

Ситуация: может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о его доходах по форме 2-НДФЛ ?

Да, может.

Налоговые агенты по заявлению сотрудников обязаны выдавать им справки по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК РФ).

Основанием для выдачи справки родственнику - уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).

Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК РФ). Для выдачи справки по форме 2-НДФЛ в этом случае достаточно заявления сотрудника.

Граждане, пользующиеся личным кабинетом налогоплательщика на сайте nalog.ru, могут получать сведения о начисленных им суммах дохода и удержанного с них НДФЛ, которые работодатель предоставляет в ИФНС.

Интересующая информация находится в разделе «Налог на доходы физ. лиц», подразделе «Сведения о справках 2-НДФЛ». Поиск доходов производится в автоматическом режиме.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Данные о справках за прошедший год доступны пользователю с начала июня следующего, т. е. сейчас узнать сумму налога можно за 2019 год и более ранние периоды.

С помощью личного кабинета в режиме онлайн можно:

• получать актуальные данные о налогооблагаемых объектах, исчисленных и уплаченных суммах имущественного налога и задолженности;
• распечатывать уведомления и квитанции о налоговых платежах;
• оплачивать налоги;
• и отслеживать ход ее проверки;
• направлять письма и запросы в налоговую;
• узнавать свои персональные данные.

Зарегистрироваться в личном кабинете плательщика налогов можно на сайте любой ИФНС. Для этого гражданину потребуются ИНН и данные паспорта. Для доступа следует оформить заявление и получить регистрационную карту с логином и паролем. Это обязательная процедура, т. к. информация в личном кабинете относится к налоговой тайне.

В чём заключаются преимущества

Для подтверждения доходов сотрудника ему часто необходима форма 2-НДФЛ. Она требуется при оформлении договоров, льгот, кредитов, трудоустройства и т. д.

Обычно документ получают у работодателя. Для этого гражданин должен обратиться в бухгалтерию по месту работы с устной или письменной просьбой. Бумагу не всегда выдают в день обращения.

В целях экономии времени документ о подтверждении дохода можно оформить через интернет. Сервис начал работать в 2019 году. Цель его создания - предоставление банкам доступа к данным о состоянии пенсионного счета граждан. Услуга предоставляется через сайт налоговой.

Получить сведения банк вправе с согласия потенциального заемщика. Информацию о доходах и налогах запрашивается и отправляется в кредитное учреждение самим физ. лицом в форме справки.

Бумага создается в электронном виде и является выпиской из базы данных ПФР РФ. Для подтверждения подлинности и защиты от мошенников документ имеет определенный формат.

Для его заказа гражданин должен:

• зарегистрироваться на сайте;
• войти в личный кабинет;
• зайти в раздел НДФЛ;
• выбрать пункт «Сведения о справках 2-НДФЛ»;
• получить данные.

Для регистрации на портале налогоплательщик должен обратиться в налоговую с паспортом и заявлением или отправить заявку в онлайн-режиме. Получить регистрационную карту с паролем нужно лично в отделении ИФНС.

Использование сайта ИФНС удобно для подготовки пакета документов для банка при оформлении кредита или получения прочих услуг.

Он имеет ряд преимуществ:

• минимальные затраты времени;
• достоверность предоставленных сведений;
• точная оценка рисков банком;
• оперативное вынесение решения об одобрении или отказе в выдаче кредита.

Обязательные детали

Работодатель регулярно отчитывается по доходам персонала перед инспекцией посредством предоставления справок 2-НДФЛ на каждого труженика.

Порядок приёма

Факт отправки в ИФНС заполненных бланков 2-НДФЛ через Интернет не означает, что компания выполнила свою обязанность по их подаче. Если инспектор выявит ошибки при формировании и пересылке форм, то они не будут приняты (Постановление ФАС № А27-16221/2012 от 06.05.13).

Если полученные по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) сведения содержат неточности, налоговая высылает налогоплательщику уведомление об отказе в их приеме.

За непредставление справок в срок, организация наказывается штрафом. Его размер составляет 200 р. за каждый бланк.

Сведения о доходах подаются в инспекцию до 1 апреля следующего за отчетным года. Форма, формат и порядок передачи данных устанавливаются ФНС РФ (ст. 230 НК).

Прием сведений по ТКС производится в следующем порядке:

1. ИФНС получает электронный файл с информацией.
2. Налоговая проверяет полноту и правильность заполнения бумаг.
3. Формирует протокол приема данных.
4. Отсылает ответ налогоплательщику.

В протоколе содержатся данные о числе принятых справок, количестве бланков с ошибками и общих суммах начисленного и удержанного НДФЛ. Также инспекция направляет организации реестр принятых справок. Он включает список лиц, по которым подан отчет с указанием номеров их справок.

Принятыми считаются сведения, прошедшие контроль и отраженные в реестре.

Условия действия справки

Справка 2-НДФЛ - важный документ отчетности бухгалтерии. Она ежегодно составляется на каждого сотрудника предприятия и имеет определенный период действия.

В ней отражается информация:

• об организации и сотруднике;
• о доходах работника по видам;
• о предоставленных вычетах;
• о начисленной сумме налога;
• об удержанном НДФЛ.

Форма 2-НДФЛ требуется не только налоговикам, но и труженикам компании, например, для подтверждения доходов при оформлении кредита, визы, вычета по налогу. Официально трудоустроенным в России иностранцам документ требуется для финансового отчета в уполномоченные органы другого государства. Бухгалтер обязан подготовить документ в 3-дневный срок.

Согласно законодательству РФ работник вправе заказать справку неограниченное количество раз, а также получить несколько экземпляров единовременно. На каждого сотрудника заполняется отдельный бланк 2-НДФЛ.

Бумага имеет неограниченный срок действия, однако, содержащаяся в нем информация со временем может стать неактуальной. Например, в ней будут отсутствовать данные за последние месяцы, что нежелательно при подтверждении платежеспособности.

Справку нужно запрашивать непосредственно перед событием, при котором она потребуется, т. е. в ней должны содержаться суммы начисленной зарплаты и удержаний за последний полностью отработанный месяц.

Иногда банки и визовые центры устанавливают свои сроки действия формы 2-НДФЛ, поэтому перед получением справки следует уточнить этот момент или запросить на работе справку непосредственно перед визитом в банк или ОВИР.

Организации и ИП обязаны подавать сведения в ту налоговую, в которой они зарегистрированы. Все выплаты сотрудникам подлежат округлению и показываются исключительно в рублях.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ юр. лицо обязано хранить налоговые документы, в. т. ч. справки о доходах, 4 года, а по архивному Перечню этот срок составляет 5 лет (приказ Минкультуры № 558 от 25.08.10). Работодатель вправе отказать сотруднику в выдаче формы 2-НДФЛ за период, превышающий 5-летний рубеж. Например, в 2019 году бухгалтер может выдать работнику справку за 2012 год или за более поздний период.

Прочие формальности

Порядок составления справки 2-НДФЛ в электронном виде и ее формат утверждены Приказом ИФНС № ММВ-7-11/485@ от 30.10.15 (далее - Приказ ФНС).

Документ с признаком «1» формируется на каждого сотрудника, который получил доход, кроме лиц, которым выплачены деньги только:

• по договору купли-продажи;
• по контрактам, оформленным с ними как с ИП;
• как дивиденды, если компания - АО.

Признак «2» ставится в справках на физ. лиц, с чьих доходов предприятие полностью не удержало налог на доходы физических лиц. По этим людям нужно также сдать форму с признаком «1».

Справки с признаком «2» необходимо представить в ИФНС до 1 марта, а с признаком «1» - до 1 апреля года, идущего за отчетным.

Бумагу подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это внутренним актом организации, например, главбух, его заместитель или расчетчик.

За несвоевременную сдачу документов компанию оштрафуют на 200 р. за каждую справку, а должностное лицо - на 300-500 р. Если в форме обнаружена ошибка, то санкция составит 500 р. за каждую неправильно оформленный бланк.

Бланк справки приведен в Приложении 1 к Приказу ФНС.

При заполнении формы нужно соблюдать некоторые правила:

• сумма НДФЛ с заработка за декабрь показывается в справке этого же периода как исчисленной, так и удержанной;
• на сотрудника, получившего доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, оформляется одна справка, для каждой из ставок в ней заполняется отдельный раздел;
• при проставлении кодов доходов и вычетов нужно руководствоваться Приказом ФНС № ММВ-7-11/387@ от 10.0.9.15;
• при отсутствии показателя в соответствующей ячейке ставится «0».

Справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику не только за год, но и за любой другой период по его просьбе. При увольнении труженика бухгалтер должен выдать ему данный документ в его последний рабочий день.

Как можно сдать 2-НДФЛ через Интернет

При численности работников до 25 человек справки разрешено сдавать в налоговую на бумаге (п. 2 ст. 230 НК), если штат больше, документы подаются через интернет. При электронном варианте дополнительно составляется реестр справок в двух экземплярах.

Для сдачи отчета по ТКС нужно предварительно заключить соответствующее соглашение со специализированной компанией, через которую бумаги будут пересылаться.

Электронная или бумажная форма

Порядок сдачи справок 2-НДФЛ установлен Приказом ФНС № ММВ-7-3/576@ от 16.09.11.

Отчетность можно сдать:

• на бумаге;
• на электронном накопителе (флешка или диск);
• через ТКС.

При использовании одного из двух первых вариантов допускается отправка сведений почтой ценным письмом или бандеролью с описью вложения.

При личном визите в налоговую инспектор просмотрит справки, заполненные неправильно вернет представителю компании и вычеркнет из реестра. Итоги ревизии отражаются в протоколе. Один экземпляр вместе с реестром передается клиенту или высылается почтой.

При подаче бумаг на электронном носителе нужно также составить 2 реестра на бумаге. На каждый файл должен оформляться свой реестр. Инспектор проверит формат данных и составит протокол. При наличии ошибок придется представлять файлы повторно.

При наличии у работодателя специализированной программы и соглашения с оператором-посредником можно сдать 2-НДФЛ через Интернет по ТКС.

Налоговая обязана проверить сведения в 10-дневный срок с момента пересылки. Она отправляет организации протокол, подтверждающий прием отчета, и реестр принятых данных. Отправка справок по ТКС - самый удобный и быстрый способ сдачи формы.

Нюансы заказа

Военный может получить справку 2-НДФЛ в Едином расчетном центре (ЕРЦ) или в любом Управлении финансового обеспечения (УФО) Минобороны РФ. Для этого нужно составить заявление на имя начальника уполномоченного органа.

В нем военнослужащий указывает:

• личный номер;
• название воинской части;
• данные паспорта;
• адрес прописки;
• контактную информацию: телефон, электронную почту;
• основание заказа справки.

С начала марта 2019 года причину получения документа нужно обязательно отразить в заявлении. Ее можно выбрать из имеющихся в образце вариантов.

Военнослужащим, также как и гражданским лицам, приходится предоставлять в различные инстанции справку о своих доходах по форме 2-НДФЛ. Справка может понадобиться для получения кредита в банке, для расчета больничных, начисления детских пособий, получения вычетов по налогу и в иных случаях.

Если простому гражданину для получения справки о доходах достаточно обратиться с заявлением, или даже устной просьбой, в бухгалтерию своего работодателя, то заявление на 2-НДФЛ военнослужащему придется подавать в Министерство обороны России (МО РФ). Это зачастую довольно длительная и сложная процедура, связанная со спецификой военной службы. Как военнослужащим получить необходимый документ, рассмотрим в этой статье.

Как заказать справку 2-НДФЛ военнослужащему

Военнослужащие проходят военную службу на территории России, или за ее пределами, представляя российские интересы. Именно наше государство в лице Минобороны РФ является работодателем для военнослужащих-контрактников, значит, к нему и следует обращаться за справкой 2-НДФЛ. Как это сделать?

Не стоит обращаться за справкой о доходах в свою воинскую часть. Нужно написать заявление и направить его в Единый Расчетный Центр МО РФ (ЕРЦ МО РФ), либо в одно из Управлений финансового обеспечения МО РФ (УФО МО РФ).

Заявление адресуется руководителю ЕРЦ или УФО, должно содержать фамилию, имя и отчество военнослужащего, его личный номер, паспортные данные, ИНН, адрес регистрации и название воинской части. Указывается также необходимое количество экземпляров справок 2-НДФЛ и требуемый период . Если ответ следует прислать по почте, то пишется адрес доставки, если получать справку предстоит лично, или через представителя, то это тоже отражается в заявлении.

Отправить заявление в ЕРЦ или УФО можно следующими способами:

• почтой (с описью и уведомлением),
• по факсу,
• принести лично,
• направить через «Личный кабинет военнослужащего».

2-НДФЛ не должна оформляться дольше трех рабочих дней с момента регистрации заявления (письмо Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096). Справка направляется военнослужащему по почте на тот адрес, который он указал в заявлении, либо выдается на руки лично ему, или его представителю. Заказывая справку, следует учитывать время, которое она будет идти до адресата почтой, особенно, если служба проходит в отдаленных районах страны, поэтому заявление 2-НДФЛ военнослужащему лучше направлять заблаговременно.

Заказать справку 2-НДФЛ через ЕРЦ МО РФ

На сегодня у всех военнослужащих-контрактников есть доступ к информации о размере своего денежного довольствия и иных выплат, производимых через ЕРЦ. Для этого нужно зайти в «Личный кабинет военнослужащего» на сайте Минобороны ]]> www.mil.ru ]]> , где можно увидеть все начисления и удержания, начиная с мая 2012 года. Для входа необходимо указать личный номер военнослужащего и пароль.

Там же, на сайте МО РФ, можно заказать справку 2-НДФЛ военнослужащему через интернет. Нажав на кнопку меню «Личный кабинет» вы сразу увидите таблицу, с перечнем всех Управлений финансового обеспечения МО РФ, распределенным по военным округам и регионам, которые, наряду с ЕРЦ, выдают справки 2-НДФЛ. Здесь указаны все адреса, телефоны и часы работы Управлений, а также можно скачать образец бланка заявления на получение справки о доходах по каждому УФО. Заполненное заявление можно направить на электронный адрес, который указан в образце (обратите внимание, что для каждого УФО определен свой адрес), или направить любым из указанных выше способов.

Заявление может быть направлено и на общий электронный адрес ЕРЦ МО РФ. Справку 2-НДФЛ заказать также можно, явившись в ЕРЦ или УФО с заявлением лично. Заявление в бумажном виде должно быть заполнено в двух экземплярах: один из которых передается в ЕРЦ, а второй, с отметкой о принятии, остается у военнослужащего.